Ca y’est c’est officiel, ce sera au moins 5 semaines de confinement.
Plus de 1 personne sur 3 doit ou devra travailler à distance pour assurer la continuité de son activité. Si certaines entreprises sont très réfractaires au télétravail en temps normal, les situations exceptionnelles requièrent parfois un changement qui peut être brutal. 

Au sein de notre entreprise, nous sommes habitué à travailler en équipe et à distance depuis plusieurs années. Nous sommes sur plusieurs sites (Marseille, Paris et Suisse) et nous devons faire en sorte que les choses soient fluides en toutes circonstances. Nous faisons du télétravail quand cela est possible et pertinent et organisons des rendez vous à distance quotidiennement. Notre coeur de métier est le conseil dans le cloud et le développement, alors forcément, pour nous le travail en ligne fait partie intégrante de notre ADN. 

Fort de cette expérience au long court, nous avons mis en place des bonnes pratiques qui continuent d’évoluer. Nous avons aussi cherché, découvert, testé, adapté des outils et ajusté  nos méthodes. Les maîtres mots sont flexibilité, autonomie, efficacité et connection !! HUMAINE !! 

En discutant avec nos contacts professionnels et personnels ces dernières semaines, nous réalisons que le télétravail est loin d’être la norme et le fait de travailler de chez soi pour une durée indéterminée est un véritable défi pour beaucoup.

La situation de crise d’aujourd’hui est différente de tout ce que nous avons pu connaître avant et le modèle anglo saxon du “business as usual” devient impossible. 

Et justement, est ce que cela ne serait pas le bon moment de prendre le recul nécessaire et d’apprendre à travailler ensemble différemment ?
C’est comme ça que l’idée de cet article a germé. De nombreux articles, méthodes avec plus ou moins d’humour ont fleuri sur le net, et voici notre petite pierre à l’édifice.
Quels sont les bons outils, les bons réflexes à avoir ?
Comment peut on travailler différemment tout en gagnant en efficacité ?
Le changement s’impose à nous ici.
Comment nous pouvons utiliser au mieux notre temps pendant cette parenthèse improbable ?

La liste ci-dessous n’a pas vocation à être juste ou exhaustive, elle tente de partager notre expérience et aider, si cela est possible, d’autres à moins pâtir de cette situation.
Pour certains ou certaines, celle ci semblera peut être simple, évidente.
Dans ce cas, nous les invitons à partager leurs outils ou méthodes pour étoffer cette liste via les commentaires sur les réseaux sociaux.

Nous sommes conscients que beaucoup de métiers ne peuvent pas être fait à distance ou difficilement de manière exclusive. Peut être cette crise affectent vos collègues, clients, fournisseurs, collaborateurs ou vous même. Nous sommes tous affectés d’une manière ou d’une autre. Il existe peut être des barrières technologiques, comme ne pas être équipé avec le bon matériel et/ou les bons logiciels (VPN, Partages de fichiers).
Concentrons nous ici sur les solutions et si vous rencontrez des obstacles, nous serons ravis d’en discuter avec vous, voir comment faire pour trouver des alternatives. Pour cela l’entraide est la clé.

Le temps de confinement peut être l’opportunité pour mieux s’organiser en interne !

Nos bonnes pratiques “spécial confinement”

  1. CONNECTION : Maintenir le lien : faire des points “équipe” et en plus petit groupe. voir les réunions efficaces en vrai ou en ligne ici et les outils pour cela.

  2. FLEXIBILITÉ et AUTONOMIE : Être flexible dans les horaires et comprendre les contraintes professionnelles et personnelles de chacun.
    La clé : être responsable et transparent.

  3. APPRENTISSAGE : Utiliser ce moment pour se former. 
  1. COMMUNICATION : Développer votre capacité à mieux communiquer en équipe  : savoir formuler vos peurs, vos attentes et mieux comprendre l’autre.
    Cela fonctionne aussi pour toute autre situation dans la vie.

  2. AVOIR LES BONS OUTILS : les outils qu’on utilise pour la communication, l’organisation, les RH, l’assurance, la banque qui nous facilitent la vie et permettent une gestion autonome et en ligne.. 

1/ Connection : l’art de la réunion efficace (en physique ou en ligne !)

PHOTO DE L ENNUI 

Nous avons tous vécu cette situation d’une réunion improbablement longue sans objet ni fin où l’on se serait bien retrouvé partout ailleurs; 

Quelques conseils pour une réunion efficace (en ligne ou non) : 

  • Avoir un ordre du jour et des documents dont les gens ont pris connaissance avant la réunion. Organiser une réunion : est ce la meilleure solution ? Si on dépasse les objectifs de la réunion initiale, prévoir un autre moment pour discuter des sujets annexes éventuellement en plus petit groupe. (cf point suivant)
  • Avoir les bonnes personnes autour de la table (même virtuelle)
  • Horaire défini et on s’y tient, on commence à l’heure, on finit à l’heure
  • Quelqu’un prend des notes (idéalement pas toujours les même) 
  • Rédaction des actions pendant la réunion – tâches, qui est responsable/impliqué, quelle est l’échéance. 
  • Un temps pour chacun. Si nous sommes sur un sujet de fond, une bonne pratique est de laisser du temps à chacun pour préparer et s’exprimer sur le sujet sans être interrompu et pouvoir exposer son point de vue.

et pour une réunion en ligne ?

Et bien les même principes s’appliquent avec quelques différences “techniques”.

  • mettre la vidéo systématiquement. On finit même parfois par oublier que nous ne sommes pas dans la même pièce !
  • Désactivez votre micro quand vous ne parlez pas surtout si vous êtes dans un environnement bruyant. N’hésitez pas à faire des signes (vive la vidéo) quand vous voulez communiquer quelque chose
  • Evitez les fonds qui change et ne vous mettez pas directement devant une source lumineuse 
  • Utilisez la messagerie instantanée “chat”/”clavardage” etc.. et le partage d’écran quand cela est nécessaire 
  • Evitez d’être plusieurs dans la même pièce à être dans la même video conférence. 
  • Si votre internet rame, privilégiez le son sur l’image et coupez la vidéo.

Les outils pour les réunions en ligne 

Les outils – La communication vidéo 

– Skype : le plus : c’est déjà l’outil que beaucoup ont sur leur poste

– Zoom – marche remarquablement bien

– Amazon Chime

– Whereby 

– Jitsi (open source) 

– Livestorm

– Gotomeeting 

– 8×8

2/ Flexibilité et autonomie : l’art de l’organisation. 

Ici, l’important est de se concentrer sur ce qui doit être fait et pas comment ou quand cela doit être fait. Avec le confinement, il s’agit d’avoir une vie professionnelle, personnelle en même temps tout en restant sain d’esprit. 

La clé est donc d’avoir une tolérance pour les situations de vie comme les enfants qui passent 

pendant la réunion

ou encore s’organiser pour pouvoir participer au cours de sport en ligne du midi !! 🙂

Les outils organisation : Asana – Trello – Jira 

Plusieurs peuvent être utilisés de la même manière, nous avons opté pour ASANA . 

Comment nous utilisons ASANA 

Nous avons de superbes experts sur le sujet qui ont développé un art de vivre autour d’asana. Voici les quelques principes que nous attelons tous à respecter en interne : 

Comment nous faisons ?

Sprint de début de semaine, sprint de fin de semaine 

Quelques règles : 

  • Tâche, ne doit jamais faire plus de 4h, si plus, doit faire l’objet d’une subdivision
  • Que les bonnes personnes dans les tâches
  • Estimer le temps de réalisation dans nos tâches? des échéances réalistes  
  • Organisation et découpage en projets
  • Si une question, ou ressource, tout doit être dans la tâche, pas par mail. 
  • Se donner du temps pour la mise en place du système et des revues cycliques

Avantages 

  • Plus de mails en interne ou quasiment plus (et si on en reçoit, ils feront l’objet d’une tâche) 
  • Identification des points de blocage : On avance et si ça n’est pas le cas, on sait pourquoi !
  • Point de contact entre équipes rapide
  • Visibilité personnelle et collective du travail effectué et à faire, avec un niveau de priorité.

3/ APPRENTISSAGE : Rester motivé(e) en profitant du confinement pour se former 

Quelques plateformes MOOC que l’on recommande : 

  • Coursera
  • EdX
  • OpenClassRoom
  • CloudGuru, Udemy
  • et bien sur les formations gratuites des cloud providers tel que AWS ou Azure. 

4/ COMMUNICATION : l’outil de la communication non violente

Petite grille récapitulative de la communication non violente pour bien communiquer. 

Communication non violente
J’observe la situationJe décris la situation sans exagérer, ni accuser
J’exprime mon émotion/sentiment Je parle en mode ‘JE’, je suis, je me sens
J’exprime mon besoin J’ai besoin de…
Je fais une demande claire Sans exiger et je vérifie que la personne accepte
  • pour en savoir plus sur la CNV, Marshall B Rosenberg, “Les mots sont des fenêtres ou bien ils sont des murs, Initiation à la communication non Violente”

5) AVOIR LES BONS OUTILS – les autres outils qu’on utilise et que l’on recommande

  • Fonctions commerciales : Pipedrive, salesforce

La base de données, c’est la base !

Quelques conseils : 

  • Avoir une nomenclature et s’y tenir / écrire une charte même courte pour un référentiel commun
  • Mettre à jour les informations. Cela peut paraître simple, pourtant c’est le plus difficile à faire. Maintenir dans le temps une base de données. 
  • Tout le monde doit mettre la main à la pâte et doit collecter et enrichir la donnée.
  • Respecter la RGPD – Connaître et comprendre le cadre légal
  • Fonctions RH

Passer sur des outils pilotés – gestion RH/Assurance Payfit /Alan et Qonto

Avantages : 

  • une gestion en ligne et quasi automatisée, des documents, bulletins dématérialisés
  • une autonomie des salariés sur leurs notes de frais, 
  • demande de congés
  • simplification centralisée des demandes
  • des rappels efficaces, centralisations des informations et compatibilité des plateformes   
  • Gestion financière / banque en ligne spécialement pour les entreprises : N26, Qonto
  • Transparence et sécurité 
  • Utilisation simple des interfaces 

Autres outils : 

  • Collaboration :
  • Klaxoon, teams

Transfert de fichier :

Wetransfer, Smash

Productivité :

Evernote, Tableau software, productivité.so, shift

Et surtout #RESTEZCHEZVOUS et prenez soin de vous et des vôtres

Dans cet article, vous allez comprendre comment, le fait de mettre en place un plan de gouvernance IT permet entre autre :

  • D’adopter uniquement les technologies les plus adaptées
  • D’augmenter la coordination des métiers / DSI
  • D’éviter de perdre du temps sur des projets non viables

Innover : une question de survie

D’après le dernier baromètre EBG, 80 % des entreprises considèrent l’innovation comme une priorité stratégique. En effet, c’est une question de survie pour perdurer dans des marchés quasiment tous “disruptés” et face à des consommateurs toujours plus intransigeants et volatiles.

Mais l’innovation ne doit pas simplement  s’apparenter au fait de sortir de nouvelles offres et / ou s’adapter aux nouvelles tendances en matière de marketing et communication. Elle ne doit pas non plus se contenter de créer des scénarios d’in/outbound marketing et de trigger cross canal pour augmenter le taux de conversion. Ce n’est pas l’innovation telle qu’elle doit être pensée en 2017. Tout comme être dans une réflexion Big Data, IoT, une mouvance DevOps ou encore se prétendre “cloud ready”…

Lorsqu’on place le curseur du point de vue stratégique, l’innovation doit être considérée comme un ensemble de réflexions, qui (avant de s’attarder sur les sujets précédemments cités)  considère que rien ne pourra se faire sur le long terme et de manière rentable, sans :

  • Être focalisé sur une parfaite maîtrise des usages attendus par ses cibles
  • Avoir une réelle volonté d’améliorer les interactions métiers, dans le but d’en augmenter la productivité.

Des nouvelles technologies “As a Service”

Jusqu’alors, les DSI ont “bidouillé des solutions” pour répondre aux besoins métiers (avec en moyenne, un delais de 6 mois pour y répondre). Nul doute que ces “bidouilles” remplissent plutôt correctement leurs objectifs, mais force est de constater qu’elles sont aussi extrêmement rigides et coûteuses, notamment en terme de support et de maintenance.

Via le cloud, la notion de AaaS (Anything as a Service) appelée aussi le XaaS (X pour everything) est devenu la norme. Tout est désormais mutualisé, disponible à la demande et payable à l’usage. Bref, le fait de posséder est de plus en plus remis en question.

Jeff Lawson CEO de Twilio résume : “nous voici entrés dans l’ère où ce n’est plus le département IT qui prend toutes les décisions d’achat mais où un DRH peut choisir Workday pour son système de paie. Amazon Web Services pour l’infrastructure cloud, Stripe pour les paiements ou encore Twilio pour les communications : tous ces services sont aujourd’hui les ingrédients qui composent les applications que nous utilisons quotidiennement”.

Les progrès technologiques proposés par le Cloud et les géants du web imposent à l’ensemble des écosystèmes un changement total de paradigme. L’externalisation de la gouvernance IT permet d’éviter d’investir sur du matériel et du staff. Le fait d’utiliser les outils proposés par Google, Microsoft, Amazon et consort permet de bénéficier des nouvelles technologies comme d’une API évolutive, constamment mise à jour. Cela est donc censé permettre à une DSI de se concentrer uniquement sur ce qui fait sa valeur : son expertise.

Fort de ce constat, il apparaît délicat pour une DSI de ne pas répondre aux nouveaux besoins des directions marketing, générales et financières.

Mais comment y parvenir sereinement et de manière vraiment sécurisée ? Comment n’utiliser que ce dont on a réellement besoin ? Quelle méthode choisir par rapport à son business modèle et ses enjeux : cloud public, privé ou hybride ? Comment accompagner la montée en compétence de ses collaborateurs pour maintenir en condition opérationnelle son SI en mode Cloud ? Enfin, comment faire de son SI une source de profit et le moteur de son innovation, sur le long terme?

Se donner les moyens d’optimiser ses investissements

Nous l’avons vu, l’hébergement de son SI dans le Cloud permet (enfin) d’innover pour différentes raisons :

  • Aller beaucoup plus vite pour expérimenter et à moindre frais (réduction des investissements : CAPEX),
  • Éviter à ses exploitants informatiques (réduction du fonctionnement : OPEX) l’ensemble des corvées liées au maintien en condition opérationnelle (MCO).

L’externalisation de tout ou partie de ses infrastructures dans le Cloud est donc clairement rentable car elle permet, via des SLA, de bénéficier d’une prestation sur mesure ainsi que d’ingénieurs référents, disponibles 24/7/365. Faut-il encore que le prestataire en question soit consciencieux, disponible et réellement impliqué face aux enjeux…

Cependant, dans un contexte où la DSI à de plus en plus besoin de justifier ses dépenses et de prouver qu’elle permet de concrètement réaliser des bénéfices, il n’est pas toujours évident d’appréhender les futures facturations des fournisseurs de Cloud public.

Il y a donc un réel besoin de simplification et de transparence dans la facturation afin de permettre aux DSI, mais aussi aux autres directions métiers (DAF et DG notamment), de savoir précisément ce que sera le ROI. Ici encore, la mise en place d’un plan de gouvernance IT est indispensable pour y parvenir.

Vers une nouvelle DSI : adaptables et réactives

Comment faire en sorte que les directions générales, financières, marketing et informatiques soient enfin sur la même longueur d’onde et s’entraident sans à priori ni renvoi de patate chaude ? Actuellement, plus de 50% des services Cloud échappent aux DSI !

C’est la “bête noire” des entreprises quand celles-ci souhaitent entamer leur transformation digitale.

Comment éviter qu’une direction interne bypass sa DSI sur l’utilisation d’interfaces et d’applications (le “shadow IT”) ?

Aujourd’hui, pour innover, il faut être agile ! Les directions métiers ont donc besoin d’une DSI réactive. La mise en place d’un plan de gouvernance IT permet des phases de développement  (PoC : Proof of Concept et PoV : Proof of Value) plus pertinentes. Cela permet d’éviter les écarts entre maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’oeuvre.

Alors qu’il y a une réelle pénurie de profils pluridisciplinaires (DevOps) : faire appel à un prestataire externe, expert en solution Cloud permet ainsi à une DSI de s’organiser différemment, pour garder le contrôle sur son périmètre, tout en étant en mesure de répondre vite et bien aux besoins métiers.

Ne pas céder au chant des sirènes

Toutes ces propositions sont porteuses d’espoir mais il faut penser l’innovation stratégique, dans une dynamique de constante adaptation aux nouveaux enjeux auxquels l’entreprise et ses métiers internes vont devoir faire face.  Concrètement, vous avez vraiment besoin de mettre en place un plan de gouvernance IT pour savoir précisément où placer le curseur et éviter les dérives.

Vous n’avez pas forcément besoin de migrer dans le Cloud de manière radicale. Peut être vaut-il mieux être dans l’optique de rentabiliser son OPEX / CAPEX en accompagnant le changement en souplesse et commencer par une approche hybride. Pareillement, vous n’êtes pas forcément obligés de vous lancer à corp perdu dans un projet Big Data, IoT alors que cela n’est pas vecteur de ROI pour votre entreprise.

Il est également primordiale de supprimer les silos métiers afin d’optimiser le time to market d’offres réellement innovantes, qui répondent aux vrais besoins de votre cible. Cela passe par la création de hub métiers et l’adoption de méthodes de travail de type “boîte à outil” (méthodes SCRUM).

Mais au final, il faut vraiment (re)penser utilisateur final ! Quels sont ses attentes en terme d’expérience et d’interaction avec vous ? Est ce que votre prestataire Cloud vous accompagne toute au long de votre transformation ?

Ressources : 

Aide AWS = centre de ressource AWS

Premaccess  = découvrir notre accompagnement avec notre équipe consulting